Control horario digital obligatorio en 2026
Todo lo que debes saber sobre la nueva obligación de llevar el registro horario en formato digital, inmutable y accesible para la Inspección de Trabajo.
¿Qué cambia con la nueva normativa?
La reforma del Estatuto de los Trabajadores y el Real Decreto que la desarrolla refuerzan la obligación de registrar la jornada de toda la plantilla. A partir de 2026, el registro horario deja de poder llevarse exclusivamente en papel o en hojas de cálculo abiertas: debe gestionarse mediante un sistema digital, fiable, accesible y auditable.
La obligación afecta a todas las empresas con personas trabajadoras por cuenta ajena, sin importar su tamaño ni sector. La Inspección de Trabajo y Seguridad Social podrá exigir el acceso inmediato a los registros en el formato exigido.
Los seis puntos clave
Obligación digital para toda empresa
El registro horario en formato digital se aplica a todas las empresas, con independencia de su tamaño o sector. Desaparece la posibilidad de llevar el registro únicamente en papel o en archivos Excel modificables.
Fiabilidad y trazabilidad
Cada entrada y salida debe quedar registrada con identificación inequívoca del trabajador, fecha y hora exactas. Las modificaciones posteriores requieren autorización, motivo y registro auditable de quién las hizo.
Acceso inmediato para Inspección
La Inspección de Trabajo podrá requerir el registro completo de los últimos cuatro años de forma inmediata, en un formato exportable y legible. El plazo de conservación se mantiene en cuatro años.
Derecho de acceso del trabajador
Cada persona empleada tiene derecho a consultar sus propios registros en cualquier momento. La representación legal de los trabajadores debe tener acceso a los datos del conjunto de la plantilla en su ámbito.
Sanciones por incumplimiento
El incumplimiento del registro horario está tipificado como infracción grave en la LISOS, con sanciones que oscilan entre 750 € y 7.500 € por centro de trabajo. La falta de medidas digitales puede agravar las cuantías.
Protección de datos personales
El registro horario implica tratamiento de datos personales, por lo que debe cumplir el RGPD y la LOPDGDD: minimización, finalidad limitada, seguridad y derechos de acceso, rectificación y supresión.
¿Cómo afecta a tu empresa?
Si actualmente llevas el registro horario en papel, en un Excel compartido o con un sistema que permite modificar los datos sin trazabilidad, debes adaptarte antes de la entrada en vigor de la norma. Las consecuencias del incumplimiento van desde sanciones económicas hasta dificultades en procesos judiciales por discrepancias de jornada o horas extra.
Adoptar un sistema digital específico de control horario te permite cumplir con la normativa, reducir el tiempo dedicado a la gestión de la plantilla y disponer de información fiable para la toma de decisiones.
Cómo te ayuda Signa
Signa está diseñado para cumplir con el nuevo marco normativo desde el primer día. El registro horario es digital, inmutable y trazable. Los datos se almacenan cifrados en servidores ubicados en la Unión Europea durante el plazo legal. Tus empleados y la Inspección de Trabajo acceden a la información en el formato exigido sin acciones manuales adicionales.
- Registro digital con sello de tiempo
- Trazabilidad completa de modificaciones
- Exportación inmediata en formato oficial
- Conservación segura durante 4 años
- Acceso para trabajadores y representación legal
- Cumplimiento RGPD y LOPDGDD